דירקטוריון הוא למעשה ההנהלה העליונה בתאגידים. הוא זה הקובע את יעדי הארגון, את האסטרטגיה העסקית והוא גם הגוף המפקח על האופן בו התאגיד עומד ביעדיו ומגשים את מטרותיו. תפקיד הדירקטור הוא מורכב ונושא עמו אחריות רבה, חובת אמון כלפי החברה וחובת זהירות. בשל חשיבותן של החלטות הדירקטוריון, והצורך התמידי בתיעודן – שירותי תמלול והקלטה עבור ישיבות דירקטוריון הם דבר שכיח, הכרחי, ואפילו – קבוע בחוק.

חוק החברות – חובת רישום פרוטוקול של ישיבות דירקטוריון

סעיף 108 לחוק החברות, התשנ״ט-1999, קובע חובת רישום פרוטוקול של ישיבות הדירקטוריון. הפרוטוקול לוועדות וישיבות דירקטוריון והנהלה צריך לשקף בצורה ברורה, נאמנה ואותנטית את דברי המשתתפים, מהלך הדיון ותוכנו, תהליך קבלת ההחלטות בנושאים שהועלו על סדר היום וכל מידע הרלוונטי לכך. בנוסף, הפרוטוקול יכלול: את מועד הישיבה ומיקום הכינוס, שמות המשתתפים-דירטוקים ומוזמנים, מי נעדר מהישיבה, מי רשאי להשתתף בה ומדוע וכמובן – את כל ההחלטות שהתקבלו בישיבה ואילו צעדים נדרשים למעקב עתידי. במקרה והתקבלה החלטה ללא אחדות דעים – יש לפרט בפרוטוקול את שמות התומכים ואת שמות המתנגדים.

על החברה לשמור פרוטוקולים של ישיבות דירקטוריון לאורך שבע שנים ממועד האסיפה / הישיבה. לפיכך, השיטה הטובה ביותר לעשות זאת הינה תמלול והקלטה עבור ישיבות דירקטוריון. ראשית, יש להקליט את כלל הדברים שנאמרו בישיבה, ובעת התמלול יש לייחס את הדברים שנאמרו לדוברים השונים.

תמלול והקלטה עבור ישיבות דירקטוריון – משימה למקצוענים בלבד

כאמור, ישיבות דירקטוריון מתקיימות באופן שוטף לאורך השנה, מתקבלות בהן החלטות חשובות והרות גורל, הן רבות משתתפים, ארוכות ולעתים נמשכות לא מעט זמן. לפיכך, הקלטה ותמלול של ישיבה כזו צריכות לעמוד במספר תנאים כדי לספק תוצר איכותי, ומצריכה חברת תמלול מקצועית:

1. ציוד טכנולוגי מתאים – ראשית, יש להקליט את הישיבה בעזרת ציוד טכנולוגי מתקדם, לסנן רעשי רקע עד כמה שאפשר ולהקליט סאונד באיכות גבוהה. כך למשל, שימוש במיקרופון שולחני (ואפילו מספר מיקרופונים בהתאם למספר המשתתפים), מכשירי הקלטה דיגיטלים משוכללים ומיקסר להפרדת ערוצי ההקלטה ושליטה על עוצמת קולותיהם של הדובר – הם בגדר ציוד חובה. ציוד איכותי ומתקדם יאפשר לתעד את ההקלטה באופן הברור ביותר, ובעקבות כך עבודת התמלול תתבצע בדיוק רב יותר.
2. מיומנות גבוהה – על טכנאי ההקלטה להיות בעל מיומנות גבוהה, שכן אין אפשרות שניה להקלטה המתבצעת בזמן אמת. לא ניתן לבקש מחברי הדירקטוריון לחזור על דבריהם או להתערב בשיחתם – לפיכך יש אפס מקום לטעויות.
3. ניסיון ומקצועיות – לאחר ההקלטה, קובץ השמע מועבר למתמלל מקצועי, בעל ניסיון מוכח ורב בתחום. ישנה חשיבות רבה מאוד לאיכות, מהימנות ודיוק התמלול, וכן לשמירה על סודיות מוחלטת בכל הנוגע לתמלול והקלטה עבור ישיבות דירקטוריון. לאחר התמלול חייבת להתבצע עבודת הגהה אשר תבטיח כי התיעוד אשר עלה על הכתב הינו מדויק, אחד לאחד, להקלטה המקורית.