ישיבות עיריה ומועצה הן דבר המתקיים כדרך קבע בכל רחבי הארץ. בין אם ישיבות עיריה, פגישות וועדות, כנסים, ועדות משנה, ועדות תכנון ובניה, ועדות ערר למיניהן וכן הלאה. הפרט המעניין הוא שלכל הישיבות כולן חייב להיות תמלול ישיבה שתפקידו, בין היתר, הוא לספק תיעוד קבוע, ליישב מחלוקות לגבי הנושאים עליהם דנו בישיבה, להוות מקור מהימן ואסמכתא לדברים שנאמרו ועוד שפע של יתרונות נוספים. הפרוטוקול המלא של הישיבה עולה בד"כ לאתר העירייה באינטרנט, לצורכי שקיפות ומתן אפשרות לכל אחד יכול לגשת למידע ולקרוא את הדברים שנאמרו בישיבה.
תמלול לעיריות – כיצד זה מתבצע?
לרב, ישיבות עיריה כולל למעלה מ-10 ואפילו 15 משתתפים ונמשכת שעות רבות. היכולת לתמלל ישיבה כזו בכתב בזמן אמת היא מצומצמת מאוד עד בלתי אפשרית, ולכן לרב היא מוקלטת ולאחר מכן נשלחת לתמלול. זוהי דרך העבודה הנכונה והיעילה ביותר לתמלל את דברי הישיבה באופן מקצועי ולבצע תמלול לעיריות. עבודת התמלול של ישיבות עיריה ומועצה דורשת מיומנות רבה ולא כל אחד יכול לעשות זאת. לחברת תמלול מקצועית כמו חבר תרגומים ישנה הטכנולוגיה הנדרשת, העובדים המוכשרים והמיומנים לכך והניסיון הדרוש כדי להביא לתוצאות הטובות ביותר. מכיוון וישנה רמת סיווג וחשיבות סודיות גבוהה במסמכים מסוג זה, חייב להיות דגש גבוה על דיסקרטיות, אמינות ומהירות תגובה.
היתרונות של תמלול לעיריות
- תיעוד – תיעוד של ישיבות, ועידות וכנסים ציבוריים הוא חשוב ביותר. על פי חוק, אנשי ציבור מחויבים להפיץ את ההחלטות שנתקבלו בישיבה ו/או ועדה משום שזכות הציבור לדעת. לפיכך, ישנו צורך רב בתמלול מקצועי ומלא של כל הדברים שנאמרו בישיבה ובועדה כדי לחשוף את הציבור אל הדברים בצורה האמינה ביותר.
- למען הסר ספק – שירות תמלול לעיריות הנעשה בעזרתה של חברת תמלול מקצועית, מבטלת ספקות לגבי הדברים שנאמרו בישיבה מכל סוג – עסקית, אישית, משפטית, מקצועית וכן הלאה. הדבר קריטי כאשר מדובר בישיבות עיריה, בגישור או בתיווך בין צדדים. התמלול נועד לצורך יישוב מחלוקות – משום שהכל מתועד. וכשהתמלול נעשה מראש וביודעין, הכל מתנהל בנינוחות.
- ראיה משפטית – שירותי תמלול משפטי לעיריות נדרשים במקרים בהם יש צורך בתמלול לטובת עדות משפטית והצגתו כראיה. כל עוד ישנן הקלטות חוקיות של הישיבה / הועדה, אשר יכולות לשמש כראיה קבילה בבית משפט, אזי ניתן לפנות לחברת תמלול מקצועית וזאת בתנאי שהיא בקיאה בכללי התמלול המשפטי ותסייע בהכנת תמלול קביל בבית משפט.