כולנו יודעים כי בעולם הביטוח, למילה הכתובה יש משמעות רבה מאוד. לפיכך כל נושא העברת המידע בין הפרט לבין חברות הביטוח ולהפך, חייב להיעשות ברצינות מוחלטת בעזרת איש מקצוע מנוסה. התייחסות לנושא ביטוחי חייבת להיות תוך הבנה מלאה וחד משמעית כי אין מקום לטעויות, ואין מקום לעבודה חובבנית שעשויה להזיק לתהליך. לפיכך, שירותי חברות תרגום ותמלול מקצועיות הן לא בגדר המלצה, אלא הן הכרח בכל הקשור לתמלול עבור חברות ביטוח.
מהו תמלול עבור חברות ביטוח?
שירותי תמלול באופן כללי, מאפשרים מסירה של קובץ שיחה מוקלטת, וקבלת כל התכנים, מילה במילה, בצורה כתובה על פי חוקי התמלול הידועים. חברות וארגונים רבים, ביניהם גם חברות ביטוח, נעזרים בשירותי תמלול למגוון צרכים שונים. עם זאת, חשוב לזכור כי הפורמט הסופי של קובץ התמלול חייב להתאים לצרכי הארגון ולסיבות התמלול. כך לדוגמא, תמלול משפטי חייב לעמוד בכללים ברורים ומוגדרים מראש על מנת שיתקבל כעדות או חוות דעת מומחה ולא רק כתצהיר.
שירותי תמלול עבור חברות ביטוח, מאפשרים מסירת תוכן של שיחות כראיות בבית המשפט (תמלול משפטי), או שימוש בתכנים שנאמרו והעלתם על הכתב לצורכי קבלת החלטות במקרים של תביעות ביטוח (שהרי התוכן הכתוב נאמן להקלטה המקורית עד לפרטי פרטים, ובכך מהווה אסמכתא ועדות לדברים שנאמרו). בנוסף, ניתן לבצע תמלול של ישיבות, פגישות, ועדות ועוד כדי לעשות שימוש במקטעים רלוונטיים בפורמט כתוב בעת הצורך, תמלול חוזים שבע״פ, תמלול חקירות וראיונות ועוד.
מה כדאי לדעת בעת הזמנת שירותי תמלול עבור חברות ביטוח, ובכלל?
בכל הקשור לשירותי תמלול, חשוב מאוד לשים לב לאיכות העבודה, ניסיון החברה והידע שלה בתחומי התמלול השונים. חברה מקצועית דוגמת חבר תרגומים, תדע להעניק את התמלול האיכותי לפי צרכיכם, תוך עמידה בלו״ז, שירותי איכותי לפני, תוך כדי ואחרי התמלול, וכמובן – הפקת המסמך על פי הכללים הנדרשים. להלן כמה דגשים לבחירת חברת שירותי תמלול איכותיים:
- ציוד איכותי – לעתים, קבצי שמע מוגשים באיכות לא מספיק טובה, מה שמקשה להבחין בין הדוברים השונים ולהבין את המלל באופן ברור. לפיכך, חשוב לבחור חברת תמלול אשר מחזיקה בציוד הטכנולוגי הנדרש לשיפור איכות ההקלטה וסינון הרעשים, וכן בידע המאפשר תמלול מדויק ואיכותי של הקובץ. מיומנות המתמלל המקצועי היא גבוהה ומשלבת בין הקשבה מלאה, תשומת לב לפרטים הקטנים, אמינות, הבנת המקצוע ותוצר איכותי התואם את דרישות הלקוח.
- פורמט הקובץ הסופי – כבר הוזכר פה קודם, אך חשוב להדגיש כי התוצר הסופי חייב להישלח בפורמט המתאים לצרכי הארגון / החברה והסיבות לתמלול.
- אמינות – כאמור, תמלול הוא מלאכה שאין להקל בה ראש, והוא מצריך מיומנות רבה, דקדקנות, מקצועיות ומוסר עבודה גבוה. העדיפות היא לבחור בחברה מקצועית בעלת ניסיון מוכח, מוניטין טוב, המלצות ושירות נעים ואיכותי.
- זמינות – ישנם תמלול אשר דחופים יותר מאחרים, וצריכים להתבצע עד תאריך מסוים. בעת פנייה לחברת תמלול עליכם לציין זאת ולהבין האם החברה בעלת היכולת לספק לכם את השירות במהירות הנדרשת, באופן מדויק ומבלי לפגום באיכות התוצר.